Communicatie huisartsen en thuiszorg in Zutphen

Veilige communicatie tussen huisartsen en thuiszorg is in het belang van patiënt en zorgverlener. Zeker nu thuiszorgdossiers meer digitaal gebruikt worden is dit een punt van aandacht. In de regio Zutphen is, op initiatief van de huisartsenorganisatie Regio Zutphen (HRZu),  in 2017 een start gemaakt om de werkprocessen volgens Lean methodiek in kaart te brengen om zo te komen tot goede werkafspraken.

Lean methodiek en communicatieprocessen

Na een inventarisatie bij de vijf grootste thuiszorgaanbieders in de regio Zutphen (Riwis, Sensire, Buurtzorg, Verian en Sutfene) en een enquête bij de leden van de coöperatie HRZu is er gekomen tot een keuze van 3 ICT systemen om te communiceren. Deze systemen worden op dit moment gepilot in de zorg voor kwetsbare patiënten bij 12 huisartsenpraktijken en bij behorende Wijkverpleegkundigen.

Communicatie is ingewikkeld

Een startbijeenkomst op 29 augustus was gepland om in kaart te brengen waar de knelpunten in het communicatieproces liggen. Naar aanleiding van drie startpunten van communicatie – vraagstelling van de patiënt/ mantelzorger, vraagstelling van de wijkverpleegkundige en vraag om uitvoeringsverzoek – is via een ‘braunpapersessie’ het communicatieproces geïnventariseerd. Het bleek al snel hoe ingewikkeld communiceren is, dat deelnemers aan de communicatie niet altijd helder hebben aan welke informatie de andere partij behoefte heeft en dat het vooral over samenwerken gaat. Het proces van communicatie is met elkaar geanalyseerd onder begeleiding van drie Lean coaches van het revalidatiecentrum Vogellanden in Zwolle.

In september 2017 zijn de pilots gestart. Al snel bleek dat alle begin moeilijk is. De ‘hobbels’ die we tegenkwamen:

  • Mensen waren niet geheel aangesloten of niet geheel bij de Huisartsenpraktijk waarmee ze het meeste samenwerken
  • ‘Postbussen’ deden het niet
  • Software op tablet gaf zwarte schermen

Natuurlijk ging er veel wel goed. Er ligt een goede basis voor de komende vier maanden. Begin 2018 wordt de pilot geëvalueerd en worden afspraken gemaakt over het vervolg. Daarna gaan we aan de slag met de communicatielijnen met apothekers en het sociaal domein.

Rol Proscoop

De pilot aanpak voor communicatie huisartsen en thuiszorg wordt vorm gegeven door een projectgroep met leden van huisartsen- en thuiszorgorganisatie en ICT medewerkers. Het procesmanagement wordt vervuld door Proscoop.
De HRZu is het samenwerkingsverband van huisartsen in de regio Zutphen. De regio omvat de huisartsen uit Almen, Brummen, Eefde, Laren, Lochem, Ruurlo, Steenderen, Voorst, Vorden, Warnsveld en Zutphen.